Wie man Zoom Fatigue bekämpft

Vermeiden Sie Multitasking

Es ist leicht zu glauben, dass man die Gelegenheit nutzen kann, mehr in kürzerer Zeit zu tun, aber Untersuchungen zeigen, dass der Versuch, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, die Leistung beeinträchtigt. Da Sie bestimmte Teile Ihres Gehirns für verschiedene Arten von Arbeit aus- und einschalten müssen, kann der Wechsel zwischen Aufgaben bis zu 40 Prozent Ihrer produktiven Zeit kosten. Forscher in Stanford haben herausgefunden, dass sich Menschen, die Multitasking betreiben, Dinge nicht so gut merken können wie ihre besser fokussierten Altersgenossen. Wenn Sie das nächste Mal an einem Video-Chat teilnehmen, schließen Sie alle Registerkarten oder Programme, die Sie ablenken könnten (z. B. Ihren Posteingang oder Slack), legen Sie Ihr Telefon weg und bleiben Sie präsent. Wir wissen, dass das verlockend ist, aber versuchen Sie, sich daran zu erinnern, dass die Slack-Nachricht, die Sie gerade erhalten haben, 15 Minuten warten kann und dass Sie eine bessere Antwort geben können, wenn Sie nicht auch an einem Video-Chat teilnehmen.

Bauen Sie Pausen ein

Nehmen Sie bei längeren Gesprächen Mini-Pausen vom Video auf, indem Sie das Fenster minimieren, es hinter Ihre geöffneten Anwendungen schieben oder einfach nur ab und zu für ein paar Sekunden komplett von Ihrem Computer wegschauen. Wir sind jetzt alle mehr daran gewöhnt, auf Video zu sein (und an die Stressfaktoren, die mit Non-Stop Facetime einhergehen). Ihre Kollegen verstehen wahrscheinlich mehr, als Sie denken - es ist möglich, dreißig Minuten lang zuzuhören, ohne auf den Bildschirm zu starren. Das ist keine Einladung, mit etwas anderem anzufangen, sondern die Augen einen Moment lang ruhen zu lassen. An Tagen, an denen Sie aufeinanderfolgende Anrufe nicht vermeiden können, sollten Sie in Betracht ziehen, die Besprechungen auf 25 oder 50 Minuten (statt der üblichen halben Stunde und Stunde) zu beschränken, um sich zwischendurch genügend Zeit zu geben, aufzustehen und sich ein wenig zu bewegen. Wenn Sie ein einstündiges Videogespräch führen, sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer ihre Kameras für Teile des Gesprächs ausschalten können.

Reduzieren Sie die Stimuli auf dem Bildschirm

Untersuchungen haben gezeigt, dass Sie bei Videoanrufen die meiste Zeit damit verbringen, auf Ihr eigenes Gesicht zu blicken. Dies lässt sich leicht vermeiden, indem man sich selbst vor der Sicht verbirgt. Dennoch gehen die Ablenkungen auf dem Bildschirm weit über Sie selbst hinaus. Vielleicht überrascht es Sie zu erfahren, dass wir uns auf Video nicht nur auf die Gesichter anderer konzentrieren, sondern auch auf deren Hintergründe. Wenn Sie mit fünf Personen telefonieren, haben Sie vielleicht das Gefühl, sich in fünf verschiedenen Räumen gleichzeitig zu befinden. Sie können ihre Möbel, Pflanzen und Tapeten sehen. Man kann sich sogar anstrengen, um zu sehen, welche Bücher sie in ihren Regalen haben. Das Gehirn muss all diese visuellen Umweltreize gleichzeitig verarbeiten. Um die geistige Müdigkeit zu bekämpfen, ermutigen Sie die Leute, einfache Hintergründe zu verwenden (z.B. ein Poster einer friedlichen Strandszene), oder vereinbaren Sie als Gruppe, dass alle, die nicht sprechen, ihr Video ausschalten.

Machen Sie virtuelle soziale Ereignisse zum Opt-in

Nach einem langen Tag mit aufeinanderfolgenden Videoanrufen ist es normal, dass man sich ausgelaugt fühlt, besonders wenn man introvertiert ist. Aus diesem Grund sollten virtuelle gesellige Sitzungen im Opt-in-Verfahren durchgeführt werden, d. h. wer auch immer Eigentümer der Veranstaltung ist, macht deutlich, dass die Teilnehmer willkommen, aber nicht verpflichtet sind, daran teilzunehmen. Sie könnten auch in Erwägung ziehen, einen Moderator zu ernennen, wenn Sie eine große Gruppe erwarten. Diese Person kann mit einer Frage eröffnen und dann klar machen, in welcher Reihenfolge die Leute sprechen sollen, so dass alle voneinander hören können und die Gruppe nicht auf einmal anfängt zu reden. Es ist leicht, überwältigt zu werden, wenn wir nicht wissen, was von uns erwartet wird, oder wenn wir ständig versuchen herauszufinden, wann wir uns einmischen sollen und wann nicht.

Wechseln Sie zu Telefonanrufen oder E-Mails

Schauen Sie in Ihrem Kalender für die nächsten Tage nach, ob es Gespräche gibt, die Sie stattdessen über Slack oder E-Mail führen könnten. Wenn 4PM um Sie herum rollt, und Sie sind verkleinert, haben aber ein bevorstehendes Einzelgespräch, bitten Sie die Person, zu einem Telefongespräch überzugehen, oder schlagen Sie vor, das Gespräch später fortzusetzen, damit Sie beide wieder aufladen können. Versuchen Sie etwas in der Art: "Ich hätte gerne eine Pause von Videoanrufen. Macht es Ihnen etwas aus, wenn wir das über das Telefon machen?" Höchstwahrscheinlich wird auch die andere Person durch die Umschaltung erleichtert werden.

Vermeiden Sie bei externen Anrufen die Voreinstellung auf Video, besonders wenn Sie sich nicht gut kennen. Viele Menschen spüren jetzt die Tendenz, Video als Standard für die gesamte Kommunikation zu behandeln. In Situationen, in denen Sie mit Personen außerhalb Ihrer Organisation (Kunden, Lieferanten, Netzwerk usw.) kommunizieren - Gespräche, bei denen Sie sich früher auf Telefonanrufe verließen - fühlen Sie sich vielleicht verpflichtet, stattdessen einen Zoom-Link zu senden. Aber ein Videoanruf ist ziemlich intim und kann sich in manchen Situationen sogar aufdringlich anfühlen. Wenn Sie z.B. um eine Berufsberatung gebeten werden und Sie Ihren Gesprächspartner nicht kennen, ist es oft sicherer, am Telefon zu bleiben. Wenn Ihr Klient Ihnen ohne Vorwarnung begegnet, ist es in Ordnung, abzulehnen und stattdessen einen Anruf vorzuschlagen.

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Analoge Events ins Digitale überführen und Teilnehmer*innen begeistern

Großveranstaltungen sind bis zum 31. August 2020 untersagt – das setzt Veranstalter wie Unternehmen unter Zugzwang. Viele überlegen nun, ihre geplanten Konferenzen online umzusetzen. Wie aber lässt sich ein analoges Event ins Digitale überführen? Hier finden Sie unsere Learnings aus den Erfahrungen unserer kleinen und großen Online-Konferenzen.

Die gute Nachricht vorweg: Digitale Events lassen sich verwirklichen!

Sind die Rahmenbedingungen richtig gesetzt, können Sie Teilnehmer*innen ein einzigartiges Erlebnis bieten und ihnen ungeahnte Möglichkeiten in der Kundenkommunikation eröffnen. Klar ist aber auch: Ein einstündiges Online-Meeting für 30 Personen braucht ein anderes Rahmenwerk als eine Tageskonferenz für 500 Teilnehmer*in nen.

Aller Anfang ist die Connection

Über Wohl und Wehe digitaler Eventformate entscheidet der erfolgreiche Beziehungsaufbau.

Fangen wir mit einem wichtigen Unterschied an: Stärker als bei analogen Veranstaltungen machen die Protagonist*innen und ihr digitaler Auftritt den Löwenanteil der Erfolgsrechnung aus. Kein Wunder – immerhin ist die Wahrnehmung des Geschehens auf einen kleinen Bildausschnitt beschränkt. Das kennen wir in einer ähnlichen Form von Fernsehen oder YouTube.

Über Wohl und Wehe digitaler Eventformate entscheidet daher der erfolgreiche Beziehungsaufbau über die Grenzen der digitalen Kommunikation hinaus. Damit das gelingt, geht es in erster Linie darum, eine Umgebung zu schaffen, in der sich die Teilnehmer*innen wohl und vor allem sicher fühlen. Das hat mit dem Zusammenspiel verschiedener Faktoren zu tun:

Wesentlich ist, in welche Atmosphäre die Veranstaltung vorab eingebettet wurde. Dazu gehören Fragen der Unternehmenskultur, des Marketings und der User-Journey ebenso wie (vermeintlich kleine) Klärungen zur gewünschten Interaktion. Möchten Sie, dass sich die Teilnehmer*innen aktiv beteiligen, müssen Sie andere Voraussetzungen für ein Sicherheitsgefühl schaffen, als wenn die Teilnehmer*innen nur zuhören und zusehen sollen.

Die Wirkung der Schlüsselpersonen wie der Moderatorin oder des Hosts spielt ebenfalls eine große Rolle: Diese ergibt sich aus Persönlichkeit, Charisma, Kleidung und Stimme. In digitalen Formaten sind es oft nur wenige Sekunden, die darüber entscheiden, ob die Person vor der Kamera als sympathisch empfunden wird – und damit, ob die Teilnehmer*innen die vermittelten Inhalte über haupt akzeptieren.

Ein auf das Thema abgestimmter Spannungsbogen, der auf vielfältige digitale Instrumente und Gestaltungselemente zurückgreift, ist ebenfalls wichtig. Dazu gehört auch ein vorab geklärtes UX-Design und die technische Erprobung der genutzten Software.

Source: Liferay

Tiefgang per Knopfdruck

Das Geniale und zugleich Praktische am Digitalen ist die Unabhängigkeit von örtlichen Gegebenheiten.

Das Geniale und zugleich Praktische am Digitalen ist die Unabhängigkeit von örtlichen Gegebenheiten. Dies hat sich kürzlich auch in der Zusammenarbeit mit Liferay gezeigt, für die Lumen innerhalb von vier Wochen eine Online-Konferenz mit über 500 Teilnehmer*innen digitalisiert und umgesetzt hat. Analog findet sich kaum eine Location mit 50 schnell zugäglichen Workshop-Räumen. Digital hingegen braucht es dafür nur einen Klick. Innerhalb von Sekunden können 200 Leute in 50 Q&A- oder Breakout-Räume entsendet werden und ein paar Minuten später ohne großen Aufwand wieder zurückgeholt werden.

Dieser Umstand spart allen Beteiligten nicht nur wertvolle Transferzeit, wie sie etwa beim Wechsel der Workshop-Räume, Toilettenpausen oder Smalltalk anfallen würde. Es ermöglicht vor allem auch, Abwechslung in das Programm zu bringen, kleinere Austauschgruppen zu formen oder gar eine Art Liturgie zu etablieren. Zwischen dem großem Forum und dem Austausch bzw. der Anwendung in kleineren Gruppen liegen wenige Klicks. Das schafft didaktische Lernerfahrung – und die Leute haben, wenn sie aus dem Raum wiederkommen, in der Regel einen Riesenspaß. Oft ist es diese gemeinsame Erfahrung, an die sich die Teilnehmer*innen später zurückerinnern. Das Digitale wird hier mit einem Mal ganz persönlich. Man findet Raum, in dem man das Gehörte wirken lassen und es mit anderen reflektieren kann. Das stärkt das Wir-Gefühl und weitet den eigenen Horizont.

Das Digitale wird hier mit einem Mal ganz persönlich. Man findet Raum, in dem man das Gehörte wirken lassen und es mit anderen reflektieren kann.

Ein energetischer Fahrplan

Um solche Erfahrungen zu ermöglichen, ist bei der Eventkonzeption ein Blick auf den “energetischen Fahrplan” unerlässlich. Das bedeutet, sich die Aufs und Abs der Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen anzuschauen. Dabei kann man sich an den Regeln analoger Formate orientieren:

• Wann erleben die Teilnehmer*innen was?

• Wie und in welcher Intensität werden sie eingebunden?

• Wann ist ein Energietief zu erwarten?

• Wie können solche Tiefs aufgefangen werden?

Das Digitale ist seit jeher auch ein Kampf um die Aufmerksamkeit der eigenen Bezugsgruppe. Oft ist es nur ein Moment, der darüber entscheidet, ob die Beteiligten dabei bleiben oder auf einen anderen “Kanal” schalten. Damit das nicht passiert, sollte man bei den Vorbereitungen ein Art “Energie-EKG” vom Konferenztag erstellen. Eine integrierte Pause, eine feste Zeit abseits des Bildschirms, verhindert, dass die Teilnehmer*innen von Reizen überflutet werden.

Oft ist es nur ein Moment, der darüber entscheidet, ob die Beteiligten dabei bleiben oder auf einen anderen “Kanal” schalten.

Integration der Sinne

Allzu oft verlaufen Online-Meetings eindimensional – mit Input und Output im Fokus. Spannungsbogen, Interaktion, Aktivierung – Fehlanzeige! Dabei gibt es viele Möglichkeiten, die „Connection“ zwischen den Beteiligten zu gestalten und damit für ein anregendes Meeting zu sorgen. Zum Beispiel, indem man die Sinne integriert:

Hören & Sehen

Digitale Formate sind (noch) im Zweidimensionalen beheimatet. Es dominieren akustische und visuelle Eindrücke. Diese können um audiovisuelle Elemente angereichert werden, um eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen. Zum Beispiel durch das Einblenden von Bildern oder das Einspielen von Live-Musik. Auch animierte GIFs zur Kommunikation im Chat oder ein fortlaufendes Graphic-Recording bietet Abwechslung.

Tasten

In vielen Online-Sessions hat sich bereits ein aktiver, körperlicher Check-in bewährt. Solche Übungen bringen den Kreislauf in Fahrt und – richtig eingesetzt – die Teilnehmer*innen in Schwung. Hilfreich sind hier auch Elemente aus der Arbeit mit Gehör-Schwachen oder Gehör-Geschädigten für eine einfachere Kommunikation, etwa digitales Händeschütteln oder stummer Applaus.

Riechen & Schmecken

Je größer die Zahl der Teilnehmer*innen und der Umfang einer digitalen Veranstaltung, desto eher braucht es einen roten Faden für einen einwandfreien Ablauf. Dazu zählt das Infotainment wie etwa die Integration von Einspielern oder immersiven Erfahrungen. Ein Beispiel: Zur Kaffeepause brühen sich alle Beteiligten gleichzeitig eine Kaffeesorte auf, die ihnen vorab per Post von den Hosts zugesandt wurde.

Derlei Elemente zeigen, dass Event-Konzeption nicht nach Schema F ablaufen muss, sondern wie im Analogen ganz individuell aussehen kann. Auch im digitalen Raum kann man Teilnehmer*innen intensive Erfahrungen ermöglichen, die über das Meeting-Fenster hinaus nachklingen.

Für den Erfolg einer digitalen Veranstaltung – welcher Größe auch immer – lohnt es sich, sich im Vorfeld in die Teilnehmer*innen hineinzuversetzen. Die Beteiligten sind umso engagierter dabei, je mehr sie sich abgeholt fühlen und je abwechslungsreicher das Programm gestaltet ist. Und auch der Blick fürs Detail in den technischen Abläufen sorgt für ein stimmiges Event.

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